REGULAMIN DLA UCZESTNIKÓW

CENTRALNEJ KONFERENCJI PODOLOGICZNEJ


I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Regulamin (dalej: REGULAMIN) obowiązuje Uczestników Centralnej Konferencji Podologicznej (zwanej dalej KONFERENCJĄ), organizowanej dnia 17 maja 2025 r. DoubleTree By Hilton w Łodzi przy ul. Łąkowej 29.
  2. Organizatorem Konferencji jest Epione Podiatry spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Łodzi, przy ul. Jana Pietrusińskiego 6/46, 91-074 (Łódź) wpisana do rejestru przedsiębiorców przed Sąd Rejonowy dla Łodzi Śródmieścia w Łodzi XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001092964, NIP: 7272877057, REGON: 52803173 (zwaną dalej ORGANIZATOREM).
  3. Wydarzenie odbędzie się w dnia 17 maja 2025 r. DoubleTree By Hilton w Łodzi przy ul. Łąkowej 29 (dalej: MIEJSCE KONFERNECJI).
  4. Celem Regulaminu jest ustalenie zasad obowiązujących podczas Konferencji oraz zapewnienie bezpieczeństwa Uczestnikom poprzez określenie kryteriów wstępu i warunków uczestnictwa.
  5. Regulamin jest dostępny na stronie internetowej Organizatora, pod adresem: https://bilety.epionepodiatry.pl/ i zostanie wywieszony w widocznym miejscu podczas Konferencji.
  6. Uczestnicy zobowiązani się przestrzegać postanowień Regulaminu – bez żadnych wyjątków – jak również stosować się do przepisów porządkowych i reguł obowiązujących na Miejscu Wydarzenia.
  7. Uczestnictwo w Konferencji jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
  8. Uczestnicy, którzy wbrew obowiązkowi nie będą stosowali się do Regulaminu lub zasad obowiązujących w Miejscu Wydarzenia są zobowiązani do opuszczenia Konferencji na prośbę ochrony lub obsługi bez prawa do ponownego wejścia i bez prawa do rekompensaty, odszkodowania lub odzyskania kosztów udziału w całości lub w części.


    II. WARUNKI UDZIAŁU

  1. Uczestnikiem Konferencji może zostać wyłącznie osoba pełnoletnia, posiadająca ważny dokument tożsamości umożliwiający jej identyfikację, zawodowo zajmująca się działalnością związaną ze świadczeniem usług podologicznych lub działalnością z tymi usługami powiązaną.
  2. Wstęp na Konferencję jest możliwy po zakupie biletu.
  3. Konferencja ma charakter zamknięty i pozostaje dostępne wyłącznie dla tych Uczestników, którzy zakupili Bilet wstępu oraz w sposób prawidłowy wypełnili formularz rejestracji przy zakupie, dostępny na Stronie Internetowej: https://bilety.epionepodiatry.pl/.
  4. Formularz wymaga przekazania następujących danych:
    1. imienia i nazwiska Uczestnika,
    2. nazwy prowadzonej działalności gospodarczej (np. gabinetu)
    3. adresu e-mail,

oraz akceptacji Regulaminu.

  1. Przekazanie danych osobowych w formularzu rejestracji jest dobrowolne, ale niezbędne do uczestnictwa w Konferencji. Jeżeli dane nie zostaną przekazane – weryfikacja na miejscu wydarzenia nie będzie możliwa i taka osoba nie zostanie wpuszczona na Konferencję.
  2. Uczestnik, który w sposób prawidłowy wypełnił formularz oraz zakupił i opłacił bilet otrzyma na wskazany w formularzu adres e-mail potwierdzenie zgłoszenia oraz bilet.
  3. Konferencja jest dostępna dla Uczestników w godzinach wskazanych w harmonogramie, dostępnym na stronie internetowej: https://bilety.epionepodiatry.pl
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Konferencji lub Miejsca Konferencji, jak również do ograniczenia liczby Uczestników lub zmiany jego przebiegu, jeżeli będzie to uzasadnione okolicznościami niezależnymi od Organizatora, a w tym m.in. ograniczeniami liczby uczestników wynikającym lub siłą wyższą. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wprowadzone na tej podstawie zmiany. Uczestnicy Wydarzenia zostaną poinformowani o zmianach.

    III. WSTĘP NA KONFERENCJĘ
  1. Uczestnik, aby wziąć udział w Konferencji powinien stawić się w Miejscu Konferencji dnia 17 maja 2025 r. w godzinach 8:45-9:30 i przystąpić do rejestracji Uczestnika. Uczestnik zobowiązany jest do posiadania dokumentu tożsamości, który umożliwi weryfikację Uczestnika na liście uczestników (przygotowanej na podstawie przekazanych formularzy podczas zakupu biletów).
  2. Zweryfikowany Uczestnik otrzyma identyfikator, potwierdzający jego uprawnienie do wejścia na Konferencję. Uczestnik obowiązany jest do okazania identyfikatora na każdą prośbę Organizatora lub ochrony Miejsca Konferencji.
  3. Organizator zobowiązany jest odmówić wstępu na Konferencję:
    1. osobie znajdującej się pod wpływem alkoholu, środków odurzających, psychotropowych lub innych podobnie działających środków,
    2. osobie posiadającej broń lub inne niebezpieczne przedmioty, materiały wybuchowe, wyroby pirotechniczne, materiały pożarowo niebezpieczne, napoje alkoholowe, środki odurzające lub substancje psychotropowe. Ocena przedmiotów i kwalifikowanie ich jako niebezpiecznych należy do Pracowników Ochrony znajdujących się na Miejscu Wydarzenia,
    3. osobie zachowującej się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzającej zagrożenie dla bezpieczeństwa lub porządku publicznego.
    4. osobie nieposiadającej Identyfikatora lub dokumentu tożsamości,
    5. osobie posiadającej plastikowe, szklane, metalowe pojemniki, butelki lub puszki.
  4. Konferencja kończy się o godzinie 18:30.

    IV. BEZPIECZEŃSTWO
  1. Uczestnicy mogą przebywać w Miejscu Konferencji tylko w czasie trwania Konferencji.
  2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody na osobach ani za szkody w mieniu spowodowane przez osoby trzecie lub z winy Uczestnika, a w tym Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przedmioty wniesione przez Uczestników na Konferencję.
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione przez Uczestników wskutek niezastosowania się do poleceń wydawanych przez Organizatora, a w tym osoby przez niego upoważnione lub ochronę.
  4. Organizator zapewnia bezpieczeństwo osobom obecnym na Konferencji oraz porządek podczas trwania Konferencji, poprzez m.in. Pracowników Ochrony, wyróżniających się elementami ubioru oraz udostępnienie pomocy medycznej oraz zaplecza higieniczno-sanitarnego.
  5. Uczestnicy oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się w Miejscu Konferencji zobowiązane są stosować się do poleceń Organizatora, a w tym osób przez niego wyznaczonych oraz ochrony.
  6. Uczestnicy oraz wszystkie inne osoby, obowiązani są zachowywać się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób, a w szczególności przestrzegać postanowień Regulaminu.
  7. Uczestnicy oraz wszystkie osoby znajdujące się w Miejscu Konferencji, zobowiązani są posiadać ważny Identyfikator.
  8. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania Regulaminu oraz wewnętrznych zasad Miejsca Konferencji. W szczególności zabrania się:
  1. wnoszenia i posiadania w trakcie Konferencji kamer, sprzętu nagrywającego audio i video (z wyłączeniem telefonów komórkowych), oraz sprzętu fotograficznego mogącego mieć profesjonalne zastosowanie, w tym aparatów z wymienną optyką, oraz aparatów z zoomem optycznym powyżej 6x oraz dronów,
  2. wprowadzania psów i innych zwierząt, za wyjątkiem psów przewodników,
  3. wnoszenia napojów i jedzenia, z wyłączeniem osób których stan zdrowia wymaga specjalistycznej diety potwierdzonej orzeczeniem lekarskim,
  4. wnoszenia i spożywania alkoholu oraz substancji psychoaktywnych.
  1. Organizator jest uprawniony do utrwalania przebiegu SEPHORA House,
    a w szczególności zachowania osób, za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.
  2. Organizator jest uprawniony do wykonywania zdjęć oraz rejestracji obrazu zawierających wizerunek Uczestników.
  3. Uczestnik wyraża nieodwołalną zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku utrwalonego przez Organizatora podczas Wydarzenia oraz zamieszczenia zdjęć i/lub video w mediach społecznościowych: Facebook, Instagram, Tik Tok, Youtube, X oraz stronach internetowych związanych z wydarzeniem, w szczególności https://bilety.epionepodiatry.pl/, w tym jego rozpowszechnianie. Powyższa zgoda jest nieograniczona czasowo i terytorialnie oraz upoważnia Organizatora do wielokrotnej publikacji w każdym czasie oraz wykorzystania na wszelkich znanych w chwili wejścia w życie Regulaminu polach eksploatacji, w szczególności do:
  1. rozpowszechniania bez ograniczenia co do czasu lub terytorium, w tym również w zestawieniu z innymi wizerunkami, tekstami, komentarzami, opisami lub wszelkimi innymi treściami, wizerunku Uczestnika utrwalonego w postach w Internecie, drukowanymi lub wydawanymi w postaci cyfrowej lub jakiejkolwiek innej postaci, w tym rozpowszechnianie tego wizerunku Uczestnika w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym w sieci Internet, w szczególności na portalach społecznościowych, stronach internetowych Organizatora lub innych stronach internetowych wybranych przez Organizatora.
  2. utrwalania i zwielokrotniania postów, na których utrwalony jest wizerunek Uczestnika lub ich fragmentów techniką drukarską, reprograficzną, techniką zapisu komputerowego, magnetycznego, techniką analogową, audiowizualną, cyfrową i światłoczułą, na nośnikach audiowizualnych, na kasetach wideo, DVD, na taśmie magnetycznej, na kliszy fotograficznej, płycie analogowej, płycie kompaktowej, CD ROMie, CD-RW, Video CD, Mini Disc oraz odtwarzaczach MP3 lub w jakikolwiek inny sposób pozwalający na korzystanie z utworów lub ich części, na dysku komputerowym jak i innych nośnikach, na egzemplarzach czasopism i innych wydawnictw;
  3. wprowadzania postów, na których utrwalony jest wizerunek Uczestnika lub ich fragmentów do pamięci komputera lub sieci multimedialnych;
  4. wprowadzania do obrotu egzemplarzy postów zawierających wizerunek Uczestnika oraz nośników, na których Zdjęcia te zostały zapisane, w tym do ich najmu, dzierżawy, użyczenia;
  5. wykorzystania wizerunku Uczestnika utrwalonego w postach lub ich fragmentach dla potrzeb prowadzenia promocji i reklamy Organizatora oraz czasopism i wydawnictw Organizatora, w formie reklamy prasowej, telewizyjnej, kinowej, zewnętrznej i internetowej, na stronach i domenach internetowych oraz serwisach mobilnych, gadżetach i materiałach promocyjno-reklamowych itp.;
  6. tworzenia opracowań postów przedstawiających wizerunek Uczestnika, w tym do modyfikacji wizerunku Uczestnika utrwalonego na Zdjęciach, w tym prawo przedruku i rozpowszechniania całych postów lub ich części zmodyfikowanych zgodnie z niniejszym postanowieniem na jakimkolwiek nośniku graficznym, a zwłaszcza w prasie oraz w formie książkowej lub elektronicznej w innym opracowaniu niż główne wydanie;
  1. Uczestnik zrzeka się jakiegokolwiek wynagrodzenia za korzystanie przez Organizatora lub Partnera Organizatora z wizerunku utrwalonego na Zdjęciach wykonanych na potrzeby Wydarzenia.

    V. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
  1. Administratorem danych osobowych Uczestników, w postaci danych przekazanych w formularzu rejestracyjnym oraz wizerunku Uczestników jest Organizator.
  2. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda Uczestników oraz uzasadniony interes Organizatora, do którego należą m.in. obowiązki i uprawnienia Organizatora wynikające z przepisów prawa dotyczących organizacji imprez kulturalnych. Administrator może przetwarzać wskazane dane osobowe tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celów, dla których dane zostały zebrane, o ile nie istnieje techniczna, prawna lub inna ważna przyczyna uzasadniająca usunięcie, zniszczenie lub anonimizację tych danych oraz do czasu wycofania zgody udzielonej przez Uczestnika bądź złożenia przez niego sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania danych osobowych lub wystąpienia z żądaniem zaniechania dalszego przetwarzania danych.
  3. Dane osobowe są przetwarzane w celu rejestracji Uczestnika na Wydarzenie, przekazywania informacji związanych z Wydarzeniem, sporządzenia listy uczestników, identyfikacji Uczestnika podczas Wydarzenia, a w tym weryfikacji uprawnienia Uczestnika do uczestnictwa w Wydarzeniu, rozpatrywania reklamacji złożonych przez Uczestnika, przekazywania informacji o produktach przekazanych w formie Upominków, w przypadku wystąpienia podejrzeń, co do bezpieczeństwa produktów.
  4. Uczestnik jest uprawniony do wycofania zgody udzielonej na przetwarzanie udostępnionych przez niego danych osobowych w dowolnym momencie.
  5. Uczestnik posiada prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii, sprostowania swoich danych osobowych, usunięcia danych osobowych, żądania ograniczenia przetwarzania udostępnionych danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych odrębnie działań oraz przenoszenia danych osobowych.
  6. Uczestnik ma prawo żądania otrzymania od Administratora swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (np. w formacie .csv), które go dotyczą lub które samodzielnie dostarczył. Uczestnik może również zlecić Administratorowi przekazanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi.
  7. Uczestnik może wnieść skargę do organu nadzorczego w każdym przypadku, gdy dojdzie do przekonania bądź wątpliwości czy przetwarzanie danych osobowych następuje niezgodnie z prawem, może złożyć w tej sprawie skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  8. Uczestnicy mogą formułować żądania wskazane w pkt. 4-6 powyżej drogą mailową na adres e-mail Organizatora: biuro@epionepodiatry.pl lub pod jego adres korespondencyjny.
  9. Przetwarzane dane Uczestników nie są stanowią danych osobowych szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO, ani też danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych w rozumieniu art. 10 RODO.
  10. Pracownicy Ochrony, legitymując się identyfikatorem umieszczonym w widocznym miejscu, są uprawnieni do:
  1. stwierdzania uprawnień osób do przebywania w Miejscu Wydarzenia, a w przypadku stwierdzenia braku takich uprawnień – wezwania ich do opuszczenia Miejsca Wydarzenia;
  2. legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości,
  3. przeglądania zawartości bagaży, odzieży osób, w przypadku podejrzenia, że osoby te wnoszą lub posiadają przedmioty niebezpieczne,
  4. wydawania poleceń porządkowych osobom zakłócającym porządek publiczny lub zachowującym się niezgodnie z regulaminem Miejsca Wydarzenia, a w przypadku niewykonania tych poleceń – wezwania ich do opuszczenia Miejsca Wydarzenia;
  5. użycia lub wykorzystania środków przymusu bezpośredniego w granicach przepisów ustawy o ochronie osób i mienia (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2142) oraz przepisów z dnia 24 maja 2013 r. o środkach przymusu bezpośredniego i broni palnej (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2418)
  6. ujęcia, w celu niezwłocznego przekazania Policji, osób stwarzających bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego, a także chronionego mienia.
  1. Pracownicy Ochrony są obowiązani usunąć z Miejsca Wydarzenia osoby, które swoim zachowaniem zakłócają porządek publiczny lub zachowują się niezgodnie z Regulaminem.
  2. W przypadku stwierdzenia w zawartości przeglądanych bagaży lub odzieży przedmiotów, których wnoszenie i posiadanie jest zabronione, Pracownik Ochrony lub Pracownik Organizatora może odmówić wpuszczenia na imprezę osoby, u której stwierdzono posiadanie tych przedmiotów lub usunąć ją z Miejsca Wydarzenia. W zakresie dopuszczalnym przez ustawę o ochronie osób i mienia te same uprawnienia przysługują Pracownikom Ochrony.
  3. W przypadku stwierdzenia w zawartości przeglądanych bagaży lub odzieży broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów, napojów alkoholowych, materiałów wybuchowych, pirotechnicznych i pożarowo niebezpiecznych oraz środków odurzających i psychotropowych, Pracownik Ochrony, dokonuje ujęcia osoby, u której w przeglądanych bagażach lub odzieży stwierdzono te przedmioty i po ich odebraniu sporządza protokół z tej czynności, a następnie przekazuje tę osobę Policji wraz z odebranymi przedmiotami.
  4. Zabrania się prowadzenia bez autoryzacji Organizatora jakiejkolwiek działalności handlowej lub innej zarobkowej, a także działalności reklamowej oraz promocyjnej podczas Wydarzenia.


    VI. REKLAMACJE

  1. Wszelkie reklamacje można składać w formie pisemnej najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia Konferencji na adres korespondencyjny Organizatora.
  2. Reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko oraz adres do korespondencji składającego reklamację, a także wskazanie przyczyn reklamacji i treść żądania.
  3. Organizator rozpoznaje reklamacje w terminie 14 dni od dnia ich doręczenia reklamacji Organizatorowi.
  4. Administratorem danych osobowych w celu rozpatrywania reklamacji jest Organizator. Administrowanie tymi danymi odbywa się zgodnie z postanowieniami zawartymi w części V Regulaminu.

    VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
  1. Wszelkie prawa do nazwy i logo Imprezy są zastrzeżone na rzecz Organizatora.
  2. Regulamin wchodzi w życie z dniem 2025 roku.
  3. Organizatorowi przysługuje prawo do zmiany niniejszego Regulaminu, w szczególności z uwagi na potrzebę zapewnienia prawidłowego przebiegu Wydarzenia oraz bezpieczeństwa Uczestnikom. Organizator informuje o zmianach regulaminu na stronie internetowej https://bilety.epionepodiatry.pl/.

Łódź, dnia 31.03.2025 r.